British American Tobacco Sweden - Privacy Notice

Privacy Notice

You can read our privacy notice in English or in Swedish. Please choose the language you prefer.

Du kan läsa vår integritetspolicy på Engelska eller Svenska. Välj det språk du föredrar.

BRITISH AMERICAN TOBACCO SWEDEN AB

This Privacy Notice explains how British American Tobacco Sweden AB ("we", "us" or “BAT”) processes your personal information as a data controller depending on your relation to BAT.

We are always committed to protecting and respecting your privacy and to process your personal data in accordance with relevant data protection legislation, i.e. the General Data Protection Regulation (the “GDPR”) and national legislation.

If you have any concerns or questions regarding BAT’s processing of your personal data, please do not hesitate to contact us using the below listed contact information.

1. DATA CONTROLLER

The entity responsible for the processing of your personal information is:

British American Tobacco Sweden AB
Box 30244
104 25 Stockholm
Sweden
Email: gdpr_emails@bat.com
Phone: +46 8 546 730 00

2. DESCRIPTION OF THE PROCESSING

In the following tables you will find information about how BAT processes your personal data depending on your relation to BAT and the purposes of which we process your personal data.

In the tables you will find information on how we process your personal data, including information on our purposes with processing, the categories of personal data we process about you, how we collect your personal data, the legal basis on which we rely on when processing your personal data, information on the parties that we may share your personal data with and information on how long we retain your personal data.

You can choose between information on how we process your personal data, when:

  •  you receive and participate in BAT marketing and branding
  •  you communicate with us and our customer service
  •  you are a customer, supplier or other third-party representative

Please choose the table that is relevant for you.

 

BAT processes your personal data for marketing and branding purposes, when you have signed up to receive newsletters and other marketing material from BAT, if you follow and/or interact with our accounts on social media or if you participate in any BAT marketing activities, such as events, parties, competitions, lotteries etc. as well as if you contribute to any BAT branding, e.g. by letting us use your picture for marketing purposes.
Categories of personal data and sources

 

We may process the following categories of personal data about you:

 

Ordinary personal data:

 

Name, email address, information about your consent and preferences, information about your age, information about your social media account, information about how you interact with us on social media platforms, e.g. your comments, likes etc.

 

Information that you choose to give us when interacting with us on marketing platforms or as part of marketing activities, e.g. lotteries or competitions.

 

If you participate in any BAT events we might also take pictures and videos from the event but only with your consent to do so.

 

If you give us your consent to do so when signing up to receive newsletters from us, we will collect information related to your reading of our marketing messages.

 

Sources:

 

We collect your personal data directly from you

Legal basis

 

We process your personal data on the following legal bases:
 

  •  Article 6.1.a (consent)
  •  Article 6.1.f (necessary for the pursuit of our legitimate interest in marketing of our business and our products)including:
    - Sending newsletters and other marketing material to you and optimizing the effect of such marketing
    - Hosting and participation in events and other marketing activities
    - Promoting our products and business on social media and other platforms as well as interacting with our customers and consumers on various social media and platforms
Recipients

 

We may share your personal data for the described purpose with:
 

  •  Business partners and third parties, including suppliers and vendors, that we work with to assist our company (e.g. suppliers, service providers, technical and IT and digital support)
  •  Group entities
  •  Social media; in some cases, we are joint controllers together with the social media provider, such as Facebook. See Facebooks privacy notice
  •  The public; if you give us your consent to use any material that includes you to publish publicly, e.g. on our website
  • (Potential) purchasers, sellers and advisors in case of a sale or purchase
Data retention

 

We will retain personal data processed for this purpose as long as you are signed up to receive newsletters from us.

 

Don’t forget - you can always unsubscribe in the bottom of the newsletters that we send you! See more below on how to withdraw your consent.

 

Marketing material will be kept in accordance with our agreement and the specific case in question, but will be deleted as soon as possible, e.g. when a competition or lottery is over.

 

Pictures and videos of you will be kept for a maximum of 2 years.

 

Some personal data follow the retention periods under “When communication with us and our customer service” below.

 

BAT processes your personal data for the purpose of communicating and interacting with you as well as providing customer service to you and to handle any questions, inquiries, etc. that you might have about our products, services and BAT in general, e.g. as a business, as a workplace for recruitment purposes as well as for the purpose of improving our business and the quality of our service and products in this regard. We communicate with and provide customer service to both consumers and customers, and we communicate with you through email, phone, website communication such as contact formulas and chats and through social media chats and platforms, e.g. Instagram/Facebook when you follow or interact with our accounts on social media, depending on how you choose to contact us
Categories of personal data and sources

 

We may process the following categories of personal data about you:

 

Ordinary personal data:

 

Name, email, telephone number, job title, information about your social media account and any information that you give us in your inquiry when you contact, e.g. the questions you might have and the information related to these as well as further information that we might need to handle your inquiry.

 

In some cases, we collect information verifying that you are above 18 years old, typically ID-card such as bankcard with this information, for example if we need to send you a new product.

 

Information related to any claims, complaints or other inquiries that you might have about our products, e.g. your experience with our products, side effects etc. Such information might in some cases be sensitive information if you choose to give us such.

 

When you call our customer service, we might record our conversation for internal training purposes if you give us your consent to do so.

 

If you communicate with us and our customer service for recruitment purposes, e.g. for the purpose of knowing more about life at BAT, the recruitment process etc. we will also process the information about you that you give us, i.e. your contact information, your inquiry, our correspondence and any attachments such as application, CV, etc. We will however always guide you to our official recruitment channel (careers.bat.com) for job applications or our HR department and we will then delete the material you might have sent.

 

If you communicate with us and/our customer service as a non-consumer, please also see below “When you are a customer, supplier, business partner or other third-party representative”.

 

Sources:

 

We collect your personal data directly from you when you contact us.

Legal basis for the processing

 

We process your personal data on the following legal bases:
 

  •  Article 6.1.a (consent) with respect to recordings
  •  Article 6.1.b (necessary for the performance of a contract)
    Article 6.1.c (necessary to comply with our legal obligations), including
    - regulation that we are subject to for the purpose of handling any claims or complaints that you might have about our products, including regulation that set out our obligations towards you
  •  Article 6.1.f (necessary for the pursuit of our legitimate interest in operating and developing our business, including
    - providing customer service to you and handle claims and complaints
    - optimizing and improving our products, our business and our customer service
  •  Article 9.2.f (necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims) with respect to sensitive data processed to handle claims, complaints and other inquiries, e.g. information about side effects and your experience with our products.
Recipients

 

We may share your personal data with:
 

  •  Business partners and third parties, including suppliers and vendors, that we work with to assist our company (e.g. suppliers, call centres, service providers, technical and IT and digital support)
  •  Social media if we communicate with you through such
  •  Group entities
  •  Public authorities if requested and/or necessary
  •  (Potential) purchasers, sellers and advisors in case of a sale or purchase
Data retention

 

We will retain your personal data for as long as it is necessary in order for us to find a solution on your inquiry, i.e. to answer your questions and/or handle your complaints and claims. As a main rule this is up to 6 months from the end of the communication or the end of the case your inquiry is about.

 

If your inquiry is or might develop into a potential dispute, we may retain your personal data for a longer period of time. The retention period is hereafter depending on the circumstances around your inquiry, including what your inquiry is about, if it involves any damages etc., and we will only retain the personal data in order to be able to document the case and handle a potential (legal) dispute arising from or involving your inquiry and only for the period of time we might be met with a dispute etc. in accordance with the limitation regulation.

 

Any recordings of conversations that you are a part of based on your consent will be deleted after 30 days.

 

If we have asked for your ID card to verify your age, such ID card will be deleted within 30 days

 

BAT processes your personal data for business operations purposes when you represent your employer or have a relation to a third party when your employer or such third party is a (potential) customer, supplier or other third-party to BAT, e.g. if you communicate with BAT as a part of you working for one of BAT’s (potential) business partners or other parties that BAT is communicating and co-operating with.

 

Examples of such communication and co-operation could be as a part of marketing of our products, sale and distribution of BAT’s products, accounts and customer management, KYC purposes, contact with public authorities, government officials, politicians, investment communitees contact with journalists, media stakeholders, shareholders, participation in events, competitions and other marketing activities, when we use third-party suppliers and agencies to support our business, e.g. IT and digital support, drivers and carriers, co-operation with organisations, retailers, external consultants, BAT ambassadors, cleaning firms, food suppliers, on site guards, etc.

Categories of personal data and sources

 

We may process the following categories of personal data about you:


Ordinary personal data:


Name, job title, workplace, log in details, signature and contact information such as your email and telephone number as well as other information that you choose to give us. We might also process copy of passport or other ID for KYC purposes.

 

Information about and related to the task/job/case etc. that our relationship concern, including all communication and processing of personal data in this regard, e.g. communication about our (potential) co-operation, our products and sales and distribution of our products, orders and returns, negotiations, potential disputes and complaints, general business matters, market, product and sales analysis, strategic, economics and budget managements, evaluations and performance, billing, invoicing and bookkeeping matters, crisis management, project and planning, external affairs and audits, branding and marketing, politics, business strategy, business plans, account and (potential) customer and account management, segmentation and service, management of IT systems and support etc.

 

Information related to your participation in events hosted by us or other events that we encourage you to participate in together with us, e.g. festivals.

 

If you are visiting or working at our locations, we will also process information about you through our use of CCTV surveillance and logging of the use of access cards.

 

Sources:

 

We collect your personal data either directly from you or from the third party that you work for a have a relation to: BAT’s customer, supplier or other third-party that we work with or have a relation to.

Legal basis for the processing

 

We process your personal data on the following legal bases:

 

  •  Article 6.1.c (necessary for the fulfillment of our legal obligations to perform KYC checks of our customers)
  •  Article 6.1.f (necessary for the pursuit of BAT’s legitimate interest in business operations and development), including:
    - communication and co-operations with customers, suppliers and other third parties and business partners that we work with or have a relation to,
    - production of products,
    - sale and distribution of products,
    - marketing of our products and our business
    - customer management and development
    - security measures, such as the use of surveillance and access cards
    - as well as other business-related matters.
Recipients

 

We may share your personal data with:

 

  •  Business partners and third parties, including suppliers and vendors, that we work with to assist our company (e.g. suppliers, warehouses, carriers, other service providers, technical and IT, legal and digital support)
  •  Social media depending on the character of our agreement and the actual circumstances, e.g. if you are an ambassador for BAT or if you participate in an event hosted by BAT
  •  Group entities
  •  Public authorities if requested
  •  The third party that you work with or have a relation to; BAT’s customer, supplier or other third parties and business partners
  •  (Potential) purchasers, sellers and advisors in case of a sale or purchase
  •  Festivals and other parties hosting events that we participate in with our customers as well as even bureau assisting us with planning these
Data retention

 

We will retain personal data processed for this purpose for:

 

As a main rule we will retain your personal data for up to five years as from the end of the year in which the last purchase or delivery was made, or as from the end of our relationship/collaboration or the relationship/collaboration with the party that you represent or have a relation to.

 

However, we may store the personal data for an extended period if deemed necessary in a specific case, e.g. for establishing legal claims or in order for BAT to be able to document the relationship and/or certain circumstances with respect to the customer, supplier or other third-party.

 

We may also delete your personal data earlier, which will be the case for example if you appear on CCTV, if you have participated in an event, a quiz or any other marketing activities.

 

Some inquiries follow the retention periods as mentioned under “When communicating with us or our customer service” – please refer to this purpose for more information.

3. TRANSFERS TO COUNTRIES OUTSIDE THE EU/EEA

In some cases, we will be transferring personal data to countries outside the EU/EEA.

Such transfers will take place on the basis of the following legal basis:

a) The country/countries has/have been deemed by the Commission of the European Union to have an adequate level of protection of personal data, i.e. the country is a “secure/adequate third country”

b) The country/countries has/have not been deemed by the Commission of the European Union to have an adequate level of protection of personal data. We will provide appropriate safeguards for the transfer:

  •  through the use of "Model Contracts for the Transfer of Personal Data to Third Countries", as published by the Commission of the European Union, or any other contractual agreement approved by the competent authorities. You may obtain a copy of the contract/agreement by contacting us at gdpr_emails@bat.com.
  •  and additional safety measures, if deemed necessary.

c) In the absence of a decision that the country is secure/adequate and appropriate safeguards as mentioned above the transfer might in some, however limited cases take place if i) you have given your consent to the transfer, ii) the transfer is necessary for the performance of a contract between you as a data subject and BAT as data controller or the implementation of pre-contractual measures taken at your request, or iii) the transfer is necessary for the conclusion or performance of a contract concluded in the interest of you as a data subject between BAT as the controller and another third party.

4. AUTOMATED DECISIONS

We will not use automated decision-making pursuant to GDPR article 22.

5. MANDATORY INFORMATION

Some of the information we process about you might be mandatory for us to collect in order to provide you the service that you request, e.g. when buying or receiving our products it is mandatory for us to collect certain information about you to sell you the products as well as it is mandatory for you to provide us with certain information with respect to customer service. The consequence of not providing us any mandatory information is however alone that we will not be able to provide you the requested service.

6. YOUR RIGHTS

You have the following rights:

  •  You have the right to:
    - request access to your personal data (GDPR article 15)
    - request rectification of your personal data (GDPR article 16)
    - request erasure of your personal data (GDPR article 17)
    - have the processing of your personal data restricted (GDPR article 18)
    - receive your personal information in a structured, commonly used and machine-readable format (data portability) (GDPR article 20)

If processing of your personal information is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time. Your withdrawal will not affect the lawfulness of the processing carried out before you withdrew your consent. You may withdraw your consent by contacting us at gdpr_emails@bat.com and +46 8 546 730 00. If you have given your consent in relation to cookies and you wish to withdraw your consent with respect to cookies, please also see our cookie overview and policy.

Furthermore, you have the right to object to processing of your personal data as follows.

  •  If processing of your personal data is based on article 6(1)(e) or article 6(1)(f), see above regarding legal basis, you have the right to object, on grounds relating to your particular situation, at any time to the processing of your personal data.
  •  Where your personal data are processed for direct marketing purposes, you have the right to object at any time to the processing of personal data about you for such marketing.

You can take steps to exercise your rights by contacting us at gdpr_emails@bat.com and +46 8 546 730 00.

There may be conditions or limitations on these rights. It is therefore not certain that for example you have the right of data portability in the specific case - this depends on the specific circumstances of the processing activity.

You may also always lodge a complaint with the local data protection supervisory authority:

The Swedish Authority for Privacy Protection (Integritetsskyddsmyndigheten)
Box 8114, 104 20 Stockholm
Email: imy@imy.se
Phone: +46 (0)08-657 61 00

Last updated: 25 May 2021

BRITISH AMERICAN TOBACCO SWEDEN AB

Denna integritetspolicy förklarar hur British American Tobacco Sweden AB ("vi", "oss" eller "BAT") behandlar dina personuppgifter i egenskap av personuppgiftsansvarig beroende på din relation till BAT.

Vi åtar oss alltid att skydda och respektera din integritet och behandla dina personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning om skydd av personuppgifter, dvs. den Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och den svenska dataskyddslagen.

Vid funderingar eller frågor kring BAT:s behandling av dina personuppgifter, vänligen använd den kontaktinformation som anges nedan för att kontakta oss.

1. PERSONUPPGIFTSANSVARIG

Företaget som är ansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter är:

British American Tobacco Sweden AB
Box 30244
104 25 Stockholm
Sweden
E-post: gdpr_emails@bat.com
Telefon: +46 8 546 730 00

2. BESKRIVNING AV BEHANDLINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER

I följande tabeller hittar du information om hur BAT behandlar dina personuppgifter beroende på din relation till BAT, och i vilket syfte vi behandlar dina personuppgifter.

I tabellerna hittar du information om hur vi behandlar dina personuppgifter, inklusive information om våra ändamål med behandlingen, kategorier av personuppgifter som vi behandlar, hur vi samlar in dina personuppgifter, de rättsliga grunder vi baserar oss på vid behandlingen av dina personuppgifter, information om parter som vi eventuellt kommer att dela dina personuppgifter med och information om hur länge vi lagrar dina personuppgifter.

Du kan välja mellan information om hur vi behandlar dina personuppgifter när du:

  •  tar emot och deltar i BAT:s marknadsföring
  •  kommunicerar med oss och vår kundtjänst
  •  är kund, leverantör eller annan representant för tredje part

Vänligen välj den tabell som är relevant för dig.

 

BAT behandlar dina personuppgifter i marknadsföringssyfte när du anmäler dig till nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial från BAT, om du följer och/eller interagerar med våra konton på sociala medier eller om du deltar i någon kampanjaktivitet för BAT, t.ex. evenemang, fester, tävlingar, lotterier etc. samt om du på något sätt bidrar till BAT:s varumärke t.ex. genom att låta oss använda din bild i marknadsföringssyfte
Kategorier av personuppgifter och källor

 

Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

 

Vanliga personuppgifter:

 

Namn, e-postadress, information om din ålder, information om ditt konto i sociala medier, information om hur du interagerar med oss i sociala medier, t.ex. genom dina gilla-markeringar och kommentarer.

 

Information som du väljer att uppge när du interagerar med oss på marknadsföringsplattformar eller i marknadsföringssammanhang, t.ex. vid utlottningar och tävlingar.

 

Om du deltar i BAT evenemang kan vi också ta bilder och filma under evenemanget, dock endast med ditt samtycke.

 

Om du ger oss ditt samtycke när du registrerar dig för att prenumerera på våra nyhetsbrev kommer vi även att samla information som är relaterad till din läsning av våra marknadsföringsmeddelanden.

 

Källor:

 

Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig

Rättsliga grunder

 

Vi behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

  •  Artikel 6.1.a (samtycke)
  •  Artikel 6.1.f (nödvändig behandling för att uppnå vårt berättigade intresse av att marknadsföra vår verksamhet och våra produkter),
    inklusive:
    •  Utskick av nyhetsbrev och annat marknadsföringsmaterial till dig och optimering av effekten av sådan marknadsföring
    •  Vara värd för och delta i evenemang och andra marknadsföringsaktiviteter
    •  Marknadsföra våra produkter och vår verksamhet på sociala medier och andra plattformar samt interagera med våra kunder och konsumenter på diverse sociala medier och plattformar
Mottagare

 

Vi kan dela dina personuppgifter för det beskrivna syftet med:

  •  Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att bedriva verksamhet (t.ex. leverantörer, tjänsteleverantörer, teknisk och IT digital support)
  •  Koncernföretag
  •  Sociala medier; i vissa fall har vi ett gemensamt personuppgiftsansvar tillsammans med sociala medier-leverantören, såsom Facebook. Se Facebooks Integritetspolicy [här]
  •  Allmänheten; om du ger oss ditt samtycke att använda allt material som du delar till allmänheten, t.ex. material du delar via vår webbplats.
  •  (Potentiella) köpare, säljare och rådgivare vid eventuell försäljning eller köp
Lagring av personuppgifter

 

Vi lagrar personuppgifter som behandlas för detta ändamål så länge du prenumererar på våra nyhetsbrev.

 

Glöm inte att du alltid kan avsluta din prenumeration genom att klicka på länken längst ner i nyhetsbrevet! Läs undertill om hur du kan återkalla ditt samtycke.

 

Marknadsföringsmaterial lagras i enlighet med vårt avtal och från fall till fall men raderas så fort som möjligt, t.ex. när en tävling eller ett lotteri har avslutats.

 

Bilder och videomaterial av dig lagras i högst 2 år.

 

Vissa personuppgifter följer de lagringsperioder som står angivna i ”När du kommunicerar med oss och vår kundtjänst” nedan

 

 

BAT behandlar dina personuppgifter i syfte att kommunicera och interagera med dig samt tillhandahålla en god kundservice och för att hantera alla frågor, anspråk etc. som kan uppstå kring våra produkter, tjänster och BAT i allmänhet t.ex. som en verksamhet, som en arbetsplats för rekryteringsändamål samt i syfte att förbättra vår verksamhet och kvaliteten på våra tjänster och produkter i detta avseende. Vi kommunicerar med och tillhandahåller kundtjänst till både kunder och konsumenter och, beroende på hur du väljer att kontakta oss, kommunicerar vi med dig via e-post, telefon, vår webbsida genom kontakformulär och chattar samt genom chattar i sociala medier och plattformar som t.ex. Instagram/Facebook när du följer eller interagerar med våra konton på sociala medier.
Kategorier av personuppgifter och källor

 

Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

 

Namn, e-postadress, telefonnummer, yrkesbefattning, information om ditt konto på sociala medier och annan information som du uppger i din förfrågan när du tar kontakt med oss, t.ex. de frågor du vill ställa till oss och information som hör till din förfrågan samt annan information som vi kan behöva för att behandla din förfrågan.

 

I visa särskilda fall, t.ex. om vi måste skicka en ny produkt till dig, måste vi inhämta information från ID handlingar så som bankkort eller liknande som bekräftar att du är 18 år eller äldre.

 

Information som relaterar till eventuella anspråk eller klagomål som du kan ha kring våra produkter, t.ex. din erfarenhet eller bieffekter av produkterna. I vissa fall kan sådan information som du väljer att delge oss utgöra känsliga personuppgifter

 

När du ringer till vår kundtjänst kan vi spela in samtalet för interna utbildningsändamål om du ger oss ditt samtycke till det.

 

Om du kommunicerar med oss och vår kundtjänst i rekryteringssyfte, t ex i syfte att veta mer om livet på BAT, rekryteringsprocessen mm. kommer vi även behandla de personuppgifter om dig som du ger oss, dvs. dina kontaktuppgifter, din förfrågan, vår korrespondens och eventuella bilagor som ansökan, CV, etc. Vi kommer dock alltid att vägleda dig till vår officiella rekryteringskanal (careers.bat.com) för jobbansökningar eller vår HR-avdelning och vi kommer då att radera det material du kan ha skickat.

 

Om du kommunicerar med oss/och vår kundtjänst som en icke-konsument, vänligen se avsnittet nedan ’’När du är kund, leverantör, affärspartner eller annan tredje parts företrädare’’.

 

Källor:

 

Vi samlar in dina personuppgifter direkt från dig när du kontaktar oss.

Rättsliga grunder för personuppgiftsbehandlare

 

Vi behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

  •  Artikel 6.1.a (samtycke) med hänvisning till inspelningar
  •  Artikel 6.1.b (nödvändig behandling för att fullgöra ett avtal med dig)
  •  Artikel 6.1.c (nödvändig behandling för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser), inklusive
    •  lagstiftning eller annan författning som företaget omfattas av i syfte att hantera eventuella anspråk eller klagomål som du kan ha kring våra produkter, inklusive lagstiftning som beskriver våra skyldigheter gentemot dig
  •  Artikel 6.1.f (behandlingen är nödvändig för att tillvarata våra berättigade intressen för att driva och utveckla vår verksamhet)
  •  Vilket inkluderar
    •  erbjudande av kundtjänst och hantering av anspråk och klagomål
    •  optimering och förbättring av våra produkter, vår verksamhet och vår kundtjänst
  •  Artikel 9.2.f (nödvändig behandling för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk) om behandlingen gäller känsliga personuppgifter för att hantera anspråk, klagomål eller andra förfrågningar, t.ex. information om bieffekter eller dina erfarenheter om våra produkter.
Mottagare

 

Dina personuppgifter kan komma att delas med:

  •  Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att bedriva verksamhet (t.ex. leverantörer, teletjänstcentraler, tjänsteleverantörer, teknisk och IT samt digital support)
  •  Sociala medier, om vi kommunicerar med dig genom sådana
  •  Koncernföretag
  •  Offentliga myndigheter om det begärts och/eller är nödvändigt
  •  (Potentiella) köpare, säljare och rådgivare vid eventuell försäljning eller köp
Lagring av personuppgifter

 

Vi lagrar dina personuppgifter så länge det anses vara nödvändigt för att vi ska kunna hitta en lösning på din förfrågan, dvs. för att kunna besvara dina frågor och/eller hantera dina klagomål och anspråk. Som huvudregel behåller vi dina personuppgifter i upp till sex månader efter avslutad korrespondens eller ärendets avslut.

 

Om din förfrågan är, eller möjligen kan utvecklas till en potentiell tvist, kommer vi eventuellt att lagra dina personuppgifter under en längre tid. Lagringsperioden därefter beror på omständigheterna kring din förfrågan, inklusive innehållet i din förfrågan, skadeståndsanspråk etc., och vi behåller endast personuppgifter för att kunna dokumentera ärendet och hantera en potentiell (juridisk) tvist som härrör från eller är förknippad med din förfrågan och endast under den period som tvisten är aktuell etc. i enlighet med rådande preskriptionslagar.

 

Inspelningar av samtal som du gett ditt samtycke till raderas efter 30 dagar.

 

Om vi har begärt en kopia på ditt ID-kort för att verifiera din ålder kommer vi att radera sagda kopia inom 30 dagar.

BAT behandlar dina personuppgifter för affärsverksamhetsändamål när du företräder din arbetsgivare eller har en relation till ett företag där din arbetsgivare eller företaget är en (potentiell) kund, leverantör eller annan tredje part för BAT, t.ex. om du kommunicerar med BAT som en del av ditt arbete för en av BAT:s (potentiella) affärsparners eller andra parter som BAT kommunicerar och samarbetar med.

 

Exempel på sådan kommunikation kan vara som en del av marknadsföringen av våra produkter, försäljning och distribution av BAT:s produkter, konto- och kundhantering, KYC-syften, kontakt med offentliga myndigheter, statliga tjänstemän, politiker, kontakt med journalister, medieintressenter, aktieägare, deltagande i evenemang, tävlingar och andra marknadsföringsaktiviteter, samarbete med tredjepartsleverantörer och agenturer för att stödja vår verksamhet, t.ex. IT och digital support, förare och leverantörer, samarbete med företag, återförsäljare, externa konsulter, organisationer, återförsäljare, externa konsulter, BAT-ambassadörer, städföretag, livsmedelsleverantörer, på-plats-vakter etc.

Kategorier av personuppgifter och källor

 

Vi kan behandla följande kategorier av personuppgifter om dig:

 

Vanliga personuppgifter:

 

Namn, yrkesbefattning, arbetsplats, inloggningsuppgifter, underskrift och kontaktinformation såsom e-post och telefonnummer samt annan information som du väljer att lämna till oss. Vi kan även behandla kopia av ditt pass eller andra ID-handlingar för KYC-processer

 

Information om uppgiften/tjänsten/ ärendet etc. som vår relation avser, inklusive all kommunikation och behandling av personuppgifter i detta avseende, t.ex. kommunikation om vårt (potentiella) samarbete, våra produkter och försäljning samt distributionen av våra produkter, beställningar och returer, förhandlingar, potentiella tvister och klagomål, allmänna affärsfrågor, marknadsföring, produkt-och försäljningsanalyser, affärsstrategier, ekonomisk förvaltning och budgetförvaltning, fakturering, fakturering och bokföringsfrågor, krishantering, projekt och planering, externa affärer och revisioner, marknadsföring, politik, affärsstrategier och affärsplaner, konto och (potentiella) kunder samt kontohantering, segmentering och service, hantering av IT-system och support etc.

 

Information som hänför sig till ditt deltagande i evenemang som vi håller i, eller andra evenemang som vi uppmanar dig att delta i tillsammans med oss, t.ex. festivaler

 

Om du besöker eller arbetar i våra lokaler kommer vi också att behandla information om dig genom vår användning av övervakningskameror och inloggning med passerkort.

 

Källor:

 

Vi samlar in dina personuppgifter antingen direkt från dig eller från företaget som du arbetar för eller har en relation till: kund, leverantör eller annan tredje part som vi arbetar med eller har en relation till.

Rättsliga grunder för databehandlingen

 

Vi behandlar dina personuppgifter på följande rättsliga grunder:

  •  Artikel 6.1c (nödvändig behandling för att fullgöra våra rättsliga förpliktelser att utföra KYC-kontroller av våra kunder)
  •  Artikel 6.1.f (nödvändig behandling för att uppnå BAT:s legitima intresse inom ramen för affärsverksamhet och utveckling), inklusive:
    •  kommunikation och samarbete med kunder, leverantörer och andra tredje parter och affärspartners som vi arbetar med eller har en relation till,
    •  framställning av produkter,
    •  försäljning och distribution av produkter,
    •  marknadsföring av våra produkter,
    •  kundförvaltning och utveckling,
    •  säkerhetsåtgärder, såsom övervakningsarbete och passerkort,
    •  och även andra affärsrelaterade frågor.
Mottagare

 

Vi kan dela dina personuppgifter med:

  •  Affärspartners och tredje parter, inklusive leverantörer och säljare som vi arbetar med för att bedriva verksamhet (t.ex. leverantörer, tjänsteleverantörer, teknisk och IT samt digital support)
  •  Sociala medier beroende på avtalets karaktär och de enskilda omständigheterna, t.ex. om du är ambassadör för BAT eller deltar i ett evenemang som BAT är värd för
  •  Koncernföretag
  •  Offentliga myndigheter på begäran
  •  Företaget som du arbetar med eller har en relation till; kund, leverantör eller annan tredje part och affärspartners till BAT
  •  (Potentiella) köpare, säljare och rådgivare vid eventuell försäljning eller köp
  •  Festivaler och liknande värd-evenemang som vi deltar i med våra kunder såväl som byråer som hjälper oss att planera dessa
Lagring av personuppgifter

 

Vi bevarar personuppgifter som behandlas för detta ändamål enligt följande:

 

Som huvudregel bevarar vi dina personuppgifter i upp till fem år från slutet av det år då det senaste köpet eller leveransen genomfördes, eller från slutet av vår affärsrelation/samarbete eller affärsrelationen/samarbetet med företaget du företräder eller har en relation till.

 

Vi kan emellertid lagra personuppgifter under en längre tid om detta anses nödvändigt i ett specifikt fall, t.ex. för att fastställa rättsliga anspråk eller för att BAT ska kunna dokumentera förhållandet och/eller särskilda omständigheter vad gäller kund, leverantör eller annan tredje part.

 

Vi kan även radera dina personuppgifter tidigare, vilket är fallet om du förekommer på övervakningskameror, om du har deltagit i ett evenemang eller andra marknadsföringsaktiviteter.

 

En del förfrågningar följer de lagringsperioder som nämns i ”När du kommunicerar med oss och vår kundtjänst”– vänligen se detta avsnitt för mer information.

3. ÖVERFÖRING TILL LÄNDER UTANFÖR EU/EES

I vissa fall kommer vi att överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES-området.

Sådan överföring sker enligt följande rättsliga grunder:

a) Landet/länderna anses ha en adekvat skyddsnivå för personuppgifter enligt Europeiska kommissionen, dvs. landet är ett "säkert/adekvat tredje land".

b) Landet/länderna anses ej ha en adekvat skyddsnivå för personuppgifter enligt Europeiska kommissionen. Vi kommer att tillämpa lämpliga skyddsåtgärder vid överföringen:

  •  Genom användningen av "modellavtal för överföring av personuppgifter till tredje land”, i enlighet med vad som publicerats av Europeiska kommissionen, eller annat avtal som godkänts av behöriga myndigheter. Du kan erhålla en kopia av avtalet/överenskommelsen genom att kontakta oss på gdpr_emails@bat.com.
  •  samt ytterligare kompletterande skyddsåtgärder, om det bedöms nödvändigt.

c) Vid avsaknad av beslut om landets adekvata skyddsnivå och lämpliga skyddsåtgärder enligt vad som nämns ovan kan överföringen ske i vissa begränsade fall om i) du har gett ditt samtycke till överföringen, ii) överföringen är nödvändig för genomförandet av ett avtal mellan dig som berörd person och BAT som personuppgiftsansvarig eller för genomförandet av förkontraktuella åtgärder som vidtas på din begäran, eller iii) överföringen är nödvändig för att ingå eller fullfölja ett avtal som har ingåtts i ditt intresse som berörd person mellan BAT som personuppgiftsansvarig och annan tredje part.

4. AUTOMATISERADE BESLUT

Vi använder ej automatiserade beslut enligt GDPR artikel 22.

5. OBLIGATORISK INFORMATION

En del av den information som vi behandlar om dig kan vara obligatorisk för oss att samla in med avsikt att kunna tillhandahålla tjänster som du begärt av oss, t.ex. när du köper eller tar emot våra produkter har vi skyldigheten att samla in viss information om dig för att sälja produkterna såväl som det är din skyldighet att uppge viss information i samband med kundtjänst. Följden av att inte uppge obligatorisk information är att vi inte kan tillhandahålla tjänsten du begärt av oss.

6. DINA RÄTTIGHETER

Du har följande rättigheter:

  •  Du har rätten att:
    •  begära åtkomst till dina personuppgifter (GDPR artikel 15)
    •  begära rättelse av dina personuppgifter (GDPR artikel 16)
    •  begära radering av dina personuppgifter (GDPR artikel 17)
    •  begränsa behandlingen av dina personuppgifter (GDPR artikel 18)
    •  ta emot dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligen tillämpat och maskinläsbart format (dataportabilitet) (GDPR artikel 20)

Om behandlingen av dina personuppgifter utgår från ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Ditt återkallande påverkar inte lagligheten i behandlingen som utförts innan du återkallade ditt samtycke. Du kan återkalla ditt samtycke genom att kontakta oss på gdpr_emails@bat.com och +46 8 546 730 00. Om du vill återkalla ditt samtycke vad gäller cookies, se vår cookieöversikt och policy.

Dessutom har du rätt att invända mot behandlingen av dina personuppgifter enligt följande.

  •  Om behandlingen av dina personuppgifter baseras på artikel 6.1 (e) eller artikel 6.1 (f), se ovan angående rättsliga grunder, har du rätt att närsomhelst invända, på grundval av skäl som rör din specifika situation, mot behandlingen av dina personuppgifter.
  •  Om dina personuppgifter behandlas för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för sådan marknadsföring.

Du kan vidta åtgärder för att utöva dina rättigheter genom att kontakta oss på gdpr_emails@bat.com och +46 8 546 730 00.

Det kan finnas villkor eller begränsningar för dessa rättigheter. Det är därför inte säkert att du till exempel har rätt till dataportabilitet i ett specifikt fall - detta beror på de specifika omständigheterna för behandlingen.

Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten:

Integritetsskyddsmyndigheten
Drottninggatan 29, plan 5, 111 51 Stockholm
E-post: imy@imy.se
Telefon: +46 (0)08-657 61 00

Senast uppdaterad: 25 maj 2021